Desde la secundaria, y a lo largo de toda tu vida, tendrás que realizar diversos trámites como los que puedes encontrar en citasytramites.mx desde consultar tus calificaciones, inscribirte a la preparatoria o universidad, solicitar una beca, obtener tu título, identificación oficial, licencia de manejo y hasta darte de alta en el SAT para pagar impuestos.
La mayoría de estos tipos de trámites requieren el llenado de documentos administrativos y legales, bien dicen que «papelito habla» y hay que aprender sus características para realizarlos correctamente y saber a qué nos obligan, cómo nos comprometen y qué resultados podemos obtener de ellos.
Un documento es un escrito que contiene datos verdaderos que dan información precisa sobre una persona o un acto realizado. Estos documento no solo están en papel, ahora también hay documentos en línea totalmente válidos.
Los documentos administrativos son aquellos emitidos por los órganos de las Administraciones públicas, es decir que son expedidos por alguna dependencia del gobierno.
Funciones de los documentos administrativos
- Dan constancia de los actos administrativos realizados.
- Garantizan los derechos de los ciudadanos
- Aseguran el control de la legalidad
- Comunicar cambios administrativos a los ciudadanos
Características de los documentos administrativos
- Solo los pueden realizar los órganos administrativos, es decir una autoridad pública.
- Este documento tiene un efecto administrativo
- Tienen sellos, símbolos, códigos o sistemas que aseguran su autenticidad.
- Cuando contienen datos personales deben ser confidenciales.
Tipos de documentos administrativos
Documentos de decisión: son los que emiten resoluciones o acuerdos aprobados por un órgano administrativo. Por ejemplo la autorización para poner un negocio en algún local.
Documentos de transmisión: comunican hechos o actos a los ciudadanos o a otras administraciones, por ejemplo las convocatorias para trabajar en el censo o las notificaciones del Sistema de Administración Tributario enviadas a los contribuyentes.
Documentos de constancia: acreditan hechos, actos o efectos, por ejemplo las actas de nacimiento, matrimonio o los certificados de defunción.
Documentos de juicio: contienen declaraciones de juicio de un órgano administrativo como los dictámenes que se dan al final de un juicio penal o administrativo.
¿Cómo se escribe un documento adminstirativo?
Aunque no hay normas obligatorias para realizar estos documentos sí suelen tener elementos en común como los siguientes:
Encabezado
Incluye el título y el número clave del expediente y el escudo o logotipo del órgano administrativo que lo emite.
Título
Expresa el tipo de documento y su contenido esencial.
Datos que identifican el documento
El número de documento, el asunto, la identificación del interesado, la fecha del documento y el destinatario.
Cuerpo
Aquí se pone el contenido del documento, esto depende del tipo que sea y de la administración que lo emita.
Pie
Incluyen las firmas de los representantes, interesados, nombres de las personas que formalizan el documento.
Tipo de lenguaje utilizado en los documentos administrativos
Tradicionalmente se usa un lenguaje formal con exceso de términos legales y tecnicismos, pero ahora se busca que los documentos sean más claros, precisos, sin ambigüedades.
Los documentos administrativos deben escribirse sin faltas de ortografía, usando acentos, puntuación adecuada, mayúsculas, escritura de fechas y cantidades correctas.
Los verbos se usan en voz activa y en primera persona.
Los párrafos suelen ser muy extensos, pero se recomienda que no pasen de 30 palabras para que sean más comprensibles.
Se debe usar el formato clásico de la oración: sujeto, verbo, complemento directo, complemento indirecto, oración subordinada.
Para organizar visualmente el documento se utilizan títulos, subtítulos, negritas, cursivas, tablas y números.
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Fuentes consultadas
Los documentos administrativos: concepto, funciones y características (2015) Fecha de consulta 24 de septiembre del 2020 Disponible en https://estaticos.sterm.org/spublicos/documentos/CARM/C2-TEMA-9.pdf
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